Trzy sytuacje, trzy tryby
- Problem po Twojej stronie (brak internetu, awaria komputera): tryb offline24. Możesz go użyć zawsze, bez podawania przyczyny. Fakturę wystawiasz w programie, a do KSeF wysyłasz ją najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu.
- Niedostępność KSeF (na przykład zapowiedziane prace serwisowe): fakturę wysyłasz najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności.
- Awaria KSeF: fakturę wysyłasz w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Niedostępność i awarię Ministerstwo Finansów ogłasza w BIP MF i w programach połączonych z KSeF. Przy awarii całkowitej, ogłoszonej w mediach, faktur nie wysyła się do KSeF wcale — przekazujesz je nabywcy w uzgodniony sposób.
Data faktury się nie przesuwa
Datą wystawienia faktury w trybie offline jest data wpisana na fakturze, a nie dzień, w którym trafiła do KSeF. Nie trzeba więc niczego „przedatowywać” ani wystawiać faktury drugi raz.
Dwa kody QR i certyfikat typu 2
Faktura przekazana nabywcy, zanim trafi do KSeF, ma dwa kody QR: z napisem „OFFLINE” i z napisem „CERTYFIKAT”. Drugi kod potwierdza, kto wystawił fakturę. Do jego wygenerowania potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2.
Certyfikat typu 2 generuje się osobno od certyfikatu typu 1, którym program loguje się do KSeF. Jeden certyfikat nie obsługuje obu zastosowań. Każdy jest ważny najdłużej 2 lata, więc zapisz sobie datę wygaśnięcia.
Procedura na jedną kartkę
Spisz ją teraz, nie w dniu awarii. Wystarczą odpowiedzi na pięć pytań:
- Kto w firmie decyduje, że przechodzimy na tryb offline?
- Na którym komputerze i w jakim programie wystawiamy faktury bez internetu?
- Gdzie jest certyfikat KSeF typu 2 i do kiedy jest ważny?
- Jak przekazujemy fakturę klientowi: wydruk, PDF mailem?
- Kto i kiedy wysyła zaległe faktury do KSeF, gdy wszystko wróci?
Przy wdrożeniu KSeF przygotowujemy certyfikaty, ustawiamy tryb offline w programie i spisujemy z Tobą taką procedurę. Jeśli problemem bywa internet, sprawdzimy też łącze i sprzęt w ramach opieki IT.
