Dlaczego to pierwsza rzecz do zrobienia
Od 1 lutego 2026 każda firma otrzymuje faktury w KSeF. Coraz więcej faktur zakupu nie przychodzi już mailem w PDF-ie, tylko czeka w systemie (do końca 2026 część firm może jeszcze wystawiać faktury poza KSeF). Kto nie ma uprawnień, ten faktur z KSeF nie widzi. Dotyczy to też biura rachunkowego, które co miesiąc księguje Twoje koszty.
Krok 1. Pierwsza osoba z dostępem
Przedsiębiorca na jednoosobowej działalności loguje się sam, na przykład Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym, i od razu może nadawać uprawnienia. Spółka loguje się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z NIP. Jeśli spółka pieczęci nie ma, składa w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA i wskazuje w nim jedną osobę, która dostanie dostęp jako pierwsza.
Urząd musi zgłoszenie z ZAW-FA najpierw sprawdzić i wprowadzić do systemu, więc nie zostawiaj tego na ostatni tydzień. Uprawnienia nadane elektronicznie działają zwykle od razu.
Krok 2. Dostęp dla biura rachunkowego
Nie musisz nadawać uprawnień każdej księgowej z osobna. Wystarczy nadać je biuru rachunkowemu jako firmie, po jego NIP. Przy nadawaniu decydujesz:
- czy biuro ma tylko przeglądać faktury, czy także je wystawiać,
- czy biuro może przekazać uprawnienia dalej, swoim pracownikom.
Druga opcja jest wygodna: gdy w biurze zmienia się księgowa, nie musisz nic robić. Biuro samo odbiera i nadaje dostęp swoim ludziom.
Krok 3. Pracownicy w firmie
Osobie, która wystawia faktury, nadajesz uprawnienie do wystawiania. Osobie, która tylko sprawdza faktury zakupu, wystarczy przeglądanie. Uprawnienie do zarządzania uprawnieniami zostaw właścicielowi i jednej zaufanej osobie.
Dwie pułapki, które widzimy najczęściej
- ZAW-FA z czasów KSeF 1.0 (przed 1 lutego 2026). Taka osoba dostała tylko prawo do zarządzania uprawnieniami. Żeby zobaczyć faktury, musi w zakładce „Uprawnienia” nadać je sobie samej.
- Uprawnienia z KSeF 1.0. Nie przechodzą do KSeF 2.0, z wyjątkiem tych nadanych na podstawie ZAW-FA. Trzeba je nadać od nowa.
Co przygotować przed nadaniem uprawnień
- NIP biura rachunkowego i decyzję, co biuro ma robić w KSeF,
- listę osób w firmie: kto wystawia, kto tylko przegląda,
- sposób logowania właściciela: Profil Zaufany, podpis albo pieczęć kwalifikowana.
Podpis i pieczęć kwalifikowaną EuroCert pomożemy wyrobić, a uprawnienia skonfigurujemy razem z Tobą przy wdrożeniu KSeF.
