1. Uwierzytelnienie — kto i czym się loguje
Jednoosobowa działalność: Profil Zaufany, podpis kwalifikowany albo (od 1.04.2026) login.gov — mObywatel, bank, e-Dowód. Spółka: kwalifikowana pieczęć elektroniczna z NIP albo osoba uprawniona swoim podpisem w kontekście NIP spółki. Podpis bez NIP/PESEL wymaga zgłoszenia odcisku w ZAW-FA.
Pomożemy wyrobić podpis albo pieczęć EuroCert.
2. Uprawnienia dla księgowej i pracowników
Właściciel nadaje uprawnienia w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0: kto wystawia, kto odbiera, kto może nadawać dalej. Bez tego biuro rachunkowe nie zobaczy faktur zakupu.
3. Certyfikat KSeF do programu i do trybu offline
Certyfikat typu 1 służy do uwierzytelniania programu (Subiekt, PC-Market, NFHotel, GoPOS). Typ 2 jest potrzebny do trybu offline24 — faktur wystawianych bez połączenia, wysyłanych następnego dnia roboczego. Token zostaje — MF utrzymało go bezterminowo.
4. Program podłączony do KSeF 2.0
Fakturowanie w programie z API KSeF 2.0 albo w bezpłatnej Aplikacji Podatnika. Wdrażamy i testujemy na Twoich fakturach — nie na przykładach z instrukcji.
5. Kasy fiskalne: co się zmienia
Kasa dalej drukuje paragony. Ale od 1.01.2027 faktura do paragonu dla firmy idzie wyłącznie przez KSeF: z programu lub aplikacji, nie z kasy. W gastronomii i hotelu konfigurujemy to w GoPOS i NFHotel.
6. Procedura awaryjna — spisana, nie „jakoś to będzie”
Kto i jak wysyła faktury po awarii internetu, sprzętu albo KSeF. Offline24 jest bezterminowy, ale wymaga certyfikatu typu 2 i wysyłki następnego dnia roboczego.
Ulga 700 zł — przy okazji
Firmy, które dopiero zaczynają ewidencję na kasie online, mogą odliczyć 90% ceny netto, maksymalnie 700 zł (art. 111 ust. 4 ustawy o VAT). Zakup nie później niż 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji; brak przeglądu w 3 lata oznacza zwrot ulgi. Ulgę rozliczasz w deklaracji VAT, zwykle razem z księgową.
